مهام في إدارة الموارد البشرية يجب أتمتَتُها في الحال

يُعد استقطاب وتعيين أفضل المهارات المتاحة في سوق العمل من أهم المؤثرات لنجاح أي شركة في وقتنا الحالي، ولهذا فإن لقسم الموارد البشرية دور مباشر في ازدهار وتقدّم العمل. إلا أنه لا يقتصر دور موظفي الموارد البشرية على التوظيف فحسب، وإنما نجد أن الكثير منهم يقومون بإضاعة وقت ثمين في عمليات الموارد البشرية اليدوية التي أصبحت عبئًا إداريًا على المنظمات المتنامية مثل طلبات إجازة الموظفين ومطالبات النفقات وإدارة الأداء والمزيد، حيث غالبًا ما يكون قسم الموارد البشرية واحدًا من أكثر الأقسام التي تعاني من إرهاق ونقص في الموظفين في الشركة. يقضي موظفو الموارد البشرية وسطيًا  40٪ من وقتهم في أداء المهام الإدارية، هذا الوقت الذي يستحسن استثماره في جذب المواهب والاحتفاظ بها.

وهذا ما دفع العديد من الشركات اليوم بشكل متزايد إلى توجيه الموارد لتحسين قسم الموارد البشرية لديها حتى تظل قادرة على المنافسة. ومن أهم الجوانب الرئيسية للتحديث هي أتمتة العديد من العمليات الإدارية الروتينية واليدوية والتي من الممكن أتمتتها بسهولة.

تؤدي أتمتة عمليات الموارد البشرية إلى تبسيط سير العمل وزيادة الإنتاجية وتقليل احتمالية الخطأ وضمان اتساق العمليات، كما يمكن أن تساعد على توفير الوقت والمال الذي يمكن إنفاقه بشكل أفضل على نواح أخرى. 

ويمكن أن تساعد أتمتة الموارد البشرية أيضًا على تعزيز عملية التوظيف العادلة من خلال القضاء على التحيز غير المقصود، حيث تتيح للشركات التركيز بشكل أكبر على مؤهلات المرشحين بدلاً من السمات المادية الأخرى التي قد تؤدي عن غير قصد إلى التحيز البشري.

عملية التوظيف

يمكن أن تساعدك أتمتة المراحل المختلفة لعملية التوظيف على توفير الوقت وتقليل التكاليف والعثور على أفضل مرشح للوظيفة بشكل أكثر كفاءة بالإضافة إلى توفير تجربة سلسة للمرشح.

ويمكن للشركة استخدام نماذج التعلّم الآلي لتحسين إعلانات الوظائف، كما يمكن أتمتة جوانب عملية التوظيف باستخدام نظام تتبع المتقدمين (ATS) الذي يساعد على تبسيط عملية التوظيف وأتمتتها من خلال رسائل الآلية للبريد الإلكتروني و جدولة المقابلات التلقائية وقبول أو رفض المتقدمين بناءً على معايير معينة.

يمكنك حتى أتمتة بعض عناصر عملية المقابلة باستخدام أدوات فحص الفيديو، والتي تمكّنك من دعوة المرشحين المختارين لتسجيل إجابات قصيرة على الأسئلة التي تحددها مسبقًا.

تهيئة الموظفين الجدد لمباشرة العمل 

بمجرد التعيين، تبدأ عملية إعداد الموظف لمباشرة العمل، وهي عملية مهمة للغاية وبعيدة كل البعد عن البساطة، فهي تتطلب الكثير من الاتصالات وتمرير المعلومات وتستوجب من الأقسام المتعددة التنسيق فيما بينها. سرعان ما تصبح عمليات الإعداد اليدوية مملة وعرضة للخطأ. إن التواصل الدقيق والمتسق هو الحل لتفادي الأخطاء، بدلاً من الاعتماد على طرق الاتصال التقليدية. فيمكن لبرامج أتمتة إعداد الموظفين تحسين عملية التهيئة والمساعدة على توجيه الموظف الجديد بحيث يحصل كل موظف جديد على نفس تجربة الترحيب.

يمكن لبرامج الأتمتة كذلك إرسال المستندات المهمة إلى جميع الجهات بسهولة، وإخطار الموظفين بالمهام التي يجب إكمالها وموعد تسليمها، كما يمكن مشاركة برامج التدريب سواء كانت موجهة لقسم معين أو لجميع الأقسام، بالإضافة إلى فيديوهات توضّح ثقافة الشركة والضوابط والقوانين الرئيسية التي يتوجب على الجميع اتباعها. 

إدارة الرواتب والتعويضات وامتيازات الموظفين

تُساعد أتمتة عملية إدارة كشوفات الرواتب والمزايا والمكافآت على توفير الوقت والجهد الذي غالبًا ما يستغرق أيامًا مقابل ساعات، كما تساعد على تقليل فرص حدوث أخطاء في هذه العمليات الحساسة. وتسمح الأتمتة بإدخال الموظفين الجدد بسرعة في نظام كشوف الرواتب وتسهّل عملية توعية الموظفين الجدد بالمزايا التي تقدمها الشركة وإعلامهم بحقوقهم والإجراءات فيما يتعلق بالأمور الشخصية، مثل الزواج أو إنجاب طفل جديد أو الطلاق أو  تغيير مكان الإقامة والسكن. كما يمكن ضبط معايير معينة لصرف نفقات الموظفين حيث يتم الموافقة أو الرفض تلقائيًا بناءً عليها.

إنهاء الخدمة 

عادةً ما تكون عملية إنهاء الخدمة معقّدة، حيث يجب على الشركة إلغاء بيانات الموظف وجمع شارة الهوية الخاصة به وإجراء مقابلة إنهاء الخدمة وغيرها من الخطوات الأساسية. تجعل الأتمتة هذه العملية أسهل للجميع، نظرًا لزيادة احتمالية الأخطاء عندما تشارك أقسام متعددة في نفس العملية، حيث يمكن أن يتسبب سوء تواصل بسيط في أخطاء جسيمة قد تكون مكلفة ويصعب إصلاحها لاحقًا.

يمكن لشركتك تجنب هذه المواقف قبل حدوثها عبر أتمتة عملية إنهاء الخدمة لتصبح أسهل بكثير لجميع الأفراد والأقسام المعنية.

إدارة الوقت

ينطوي استخدام الطرق التقليدية لتتبع الوقت إن كانت الشركة تطلب من الموظفين الالتزام بساعات عمل محددة على مخاطر لا تقتصر على وجود أرقام مزورة عمداً، بل قد ينسى بعض الموظفين إذا حدث شيء ما خارج عن المألوف في ذلك الأسبوع تسبب في تغيير جدولهم الزمني، كالحوادث المرورية أو مواعيد الطبيب.

هناك عدد لا يحصى من أدوات تتبع الوقت لمساعدتك في الموافقة بسرعة على البيانات بالتنسيق الصحيح وتقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في البحث عن البيانات المفقودة أو غير الصحيحة مثل الاستثمار في ساعة زمنية بيومترية أو اشتراط أن يقوم الموظفون بتسجيل الدخول إلى موقع إلكتروني لتتبع الوقت الذي يقضونه في العمل. 

تقييمات الأداء والترقيات والزيادات 

قد تكون المراجعات السنوية التي تقوم بها العديد من الشركات غير مجدية لأسباب عدة ومن أهمها عدم تتبع تقدم الموظف على مدار العام بأكمله، بل في آخر ربع من السنة فقط.

يساعد إنشاء عملية مؤتمتة ومبسطة لتقييم الموظفين على فهم أدوارهم الوظيفية بوضوح، ويساعد ذلك المدراء على تتبع الأمور التي يحتاجون إلى تحسينها، بالإضافة إلى الأمور التي يتميزون بها. ومع وجود برامج إدارة الأداء المستمر، يمكن لفريق الموارد البشرية والمدراء تبسيط تقييمات الأداء وجمع التعليقات من الموظفين. ويمكن جمع البيانات بشكل آلي باستخدام تطبيقات إدارة الأداء أو استطلاعات الرأي باستخدام أدوات الاستبيانات.

في الختام

عند الشروع بأتمتة أي مهمة من مهام قسم الموارد البشرية، لا بد من فهم العمليات الرئيسية التي تتم ضمنها ومن ثم وضع قائمة بالخطوات الشائعة التي تتخذها الشركة، والعمل على توحيد تجربة الموظفين حيثما أمكن مع البحث الدائم عن مجالات للتبسيط أو الأتمتة.

كما ومن المهم دراسة مدى تقبل موظفي ومدراء الشركة الحاليين لعملية الأتمتة وقدرتهم على مواكبتها واتقانهم لاستخدام أدواتها من خلال برامج التدريب من أجل تحقيق أقصى درجات الاستفادة.