كيف يؤثر تعدد المهام على عملك وعقلك

في حين أنه قد يبدو تعدد المهام أمراً إيجابياً يساعد على توفير الوقت وتسليم المهام المطلوبة بسرعة وكفاءة أكبر، إلّا أنه قد يؤدي إلى نتائج سلبية على جودة عملك وصحتك النفسية. تعدد المهام هو مصطلح يستخدم لوصف قيام الشخص بأكثر من مهمة في وقت واحد، مثل قراءة رسائل البريد الإلكتروني أثناء إجراء مكالمة جماعية. وعلى الرغم من أن تعدد المهام أصبح ممارسة شائعة بين الموظفين وخاصة أولئك الذين لديهم العديد من المهام التي يجب تسليمها، إلّا أنه عادةٌ غير صحية يجب إدارتها لتفادي تأثيرها السلبي.

تأثير تعدد المهام على جودة العمل

أحد أهم الآثار السلبية لتعدد المهام هو الانخفاض الملحوظ في الجودة والإنتاجية. عندما نقوم بمهام متعددة فإننا نقسم انتباهنا بين تلك المهام، مما يعني أننا لا نركز بشكل كامل على مهمة واحدة فقط. وفقاً لدراسة أجريت عام 2001، يمكن أن يؤدي تعدد المهام والانتقال من مهمة إلى أخرى إلى تقليل الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40٪ وخاصة عند العمل على مهام جديدة أو معقدة. كما يؤدي تعدد المهام إلى زيادة احتمالية حدوث الأخطاء وهي نتيجة منطقية لنقص التركيز الذي يصاحب تعدد المهام. عند القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد تزداد احتمالية التشتت، وبالتالي احتمالية حدوث الأخطاء.
قد يعتقد البعض أن تعدد المهام هو وسيلة لإنجاز المهام بشكل أسرع، إلّا أن العكس صحيح. يميل الموظفون إلى العمل بشكل أبطأ وأقل كفاءة عندما يعملون على مهام متعددة. كما يؤدي التشتت المصاحب لتعدد المهام إلى منع الموظفين من الاعتماد على السلوكيات التلقائية لإنهاء المهام بسرعة. عندما نركز على مهمة واحدة قمنا بها من قبل، يمكننا العمل بالاعتماد على المعلومات والخبرات التي قمنا بجمعها سابقاً، مما يؤدي إلى توفير في الوقت.

تأثير تعدد المهام على صحة العقل

لا يقتصر أثر تعدد المهام على جودة العمل فحسب، بل يمتد ليلحق آثاراً سلبية على صحة العقل للموظف كذلك. إن الدماغ غير مصمم للعمل على أكثر من مهمة في آن واحد، وفعل ذلك قد يلحق ضرراً شديداً بالدماغ والصحة العقلية ويؤدي إلى زيادة مستويات التوتر والإرهاق. قد يؤدي الضغط الكبير وتشتت التركيز الناتجان عن تعدد المهام إلى ضرر وتلف حقيقي ودائم في الدماغ، وإلى تقليل الكفاءة والأداء العقلي نظراً للتحولات الصغيرة والمتكررة بين المهام. إضافة إلى ذلك، يؤدي تعدد المهام إلى تقليل التركيز، حيث أنه يقوم بخلق إدمان على الدوبامين، وهو هرمون يقوم الجسم بفرزه عند إنجاز عمل معين، مما يكافئ الدماغ على فقدان التركيز مما يؤدي إلى بحث مستمر عن التحفيز الخارجي.
وجدت إحدى الدراسات أن الأفراد الذين قاموا بمهام متعددة غالباً ما يكون لديهم كثافة أقل للمادة الرمادية في القشرة الحزامية الأمامية، وهي أحد العناصر الأساسية في الجهاز العصبي المركزي وهي منطقة من الدماغ تشارك في التحكم المعرفي واتخاذ القرار. يشير هذا إلى أن تعدد المهام بشكل متكرر قد يكون له آثار سلبية على بنية ووظيفة الدماغ بمرور الوقت.

ما الذي يمكننا فعله لتجنّب تعدد المهام خلال اليوم؟

يتطلب تجنّب الوقوع في فخ تعدد المهام وعي بخطورة وتأثير هذه الممارسة على جودة العمل وصحة العقل، وخطوات يمكن تطبيقها بشكل يومي لزيادة الإنتاجية دون العمل على أكثر من مهمة في آن واحد. إليكم أبرز الخطوات التي من شأنها الحد من هذه الممارسة:

• الحصول على قسط كافٍ من الراحة كل يوم
• وضع قائمة بالأولويات اليومية
• التقليل أو التخلص من المشتتات الخارجية
• رفض المهام الإضافية إن لم يكن لدى الموظف المقدرة على إنهائها
• الحفاظ على نظافة مساحة العمل مما ينعكس بطريقة إيجابية على التركيز
• استخدام التطبيقات والحلول الذكية للمساعدة على تنظيم المهام

كما يمكن لموظفي قسم الموارد البشرية دعم الموظفين لتخفيف الضغط الناتج عن تعدد المهام عن طريق تبني طرق وحلول تقنية لتنظيم المهام لموظفي الأقسام المختلفة وتسهيل التواصل، مثل نظام Mena360®،والذي يسهّل التواصل بين الموظفين والعملاء والمدراء، وذلك للحفاظ على الفاعلية والإنتاجية ضمن المؤسسة. ويقدّم هذا النظام السحابي المتكامل حلاً شاملاً يجمع كل ما هو بحاجة إلى تقييم وتحسين وتحليل آداء للتأكد من أن الجميع يعمل يداً بيد لتحقيق أهداف المؤسسة، مما يخفف من الضغط الناتج عن تعدد المهام لدى الموظفين.