نظام إدارة الرواتب: ميزات توفر ساعات من العمل المضني

تخيل أن تكون مسؤول موارد بشرية تقع على عاتقك بالكامل مهمة تحويل رواتب الموظفين في نهاية الشهر بضغطة زر، تخيلت؟ حسناً، تخيل كذلك أنك كنت مجازاً ولسبب ما نسيت هذه المهمة، وبينما أنت تستمتع باجازتك مع العائلة، يترقب أكثر من 1200 موظف في الطرف الآخر من البلاد إيداع الرواتب في حساباتهم البنكية، لينقضي النهار دون حصول ذلك. هذا ما حصل تحديداً مع أحد المسؤولين الإداريين في مقاطعة لوزيرن في ولاية بنسلفانيا الأمريكية، الأمر الذي كلف هذا المسؤول وظيفته، ناهيك عما تسبب به هذا الموقف من مشاكل عديدة للموظفين الذين تأخرت رواتبهم، وهو خطأ بشري كان من السهل تفاديه لو تم استخدام نظم إدارة داخلية مؤتمتة عالية الدقة والكفاءة.

إن تجنب الأخطاء البشرية الجسيمة ليس هو الميزة الوحيدة لأتمتة الموارد البشرية، بل قد يساعد استخدام هذا النوع من النظم على إنجاز العديد من الأعمال الإدارية والمالية بكفاءة، والتي تعتبر أعمالاً روتينية مضنية من الممكن استخدام الوقت الذي كان مخصصاً لأدائها في أمور ومهام أخرى لا تقل أهمية عنها.

يقول جيرهارد هارتمان، الذي يعمل مديراً تنفيذيا في حلول إدارة الأعمال السحابية: “في وقتنا الحالي، ليس هناك من سبب منطقي لتكون كشوفات الرواتب عبئًا عليك، إذ يمكن للأدوات المناسبة أن تساعدك على إنجاز معظم الإجراءات الروتينية، كي تتيح لك الفرصة للتركيز على مجالات أخرى هامة في العمل، مثل التخطيط الاستراتيجي وتنمية المهارات”.

إن إدارة الرواتب عملية تستغرق وقتاً طويلاً وتتكرر بوتيرة شهرية، لذا وتجنباً للعمل المضني والأخطاء البشرية، من الممكن استخدام نظام إدارة رواتب مميز ينوب عن موظفي دائرة الموارد البشرية في عمليات إدارة الرواتب بكافة حيثياتها، وذلك عبر عمليات إلكترونية دقيقة تتم فيها معالجة المعلومات بشكل فوري، والخطأ فيها شبه معدوم.

إليك قائمة بأهم ميزات نظام إدارة الرواتب الحديثة والتي قد تثير اهتمام مسؤولي إدارة الموارد البشرية:

1- لغات وعملات متعددة يدعمها النظام

يتوفر نظام إدارة الرواتب بعدة لغات وعملات مختلفة، وهو أمر قد يكون هاماً بشكل خاص للشركات الكبيرة التي لها فروع متعددة تتوزع في مختلف أنحاء العالم عموماً أو العالم العربي خصوصاً.

ومع تعدد الفروع وتوزعها حول العالم، تظهر الحاجة لاستخدام نظام يدعم أنواعاً مختلفة من اللغات والعملات النقدية، لتسهيل عمل دائرة الموارد البشرية التي تسابق الزمن شهرياً لتحويل الرواتب لموظفي الأفرع المختلفة، لا سيما التحويلات النقدية الدولية المرسلة لأفرع تتواجد خارج حدود الدولة التي تحتضن فرع الشركة الرئيسي، وهي تحويلات قد تستدعي بضعة خطوات إضافية مما قد يرفع من فرص حصول أخطاء بشرية أثناء عمليات معالجة وتحويل الرواتب.

2- أنظمة حسابية منصفة لكل موظف 

“لا، أنا لم آخذ إجازة في هذا اليوم، لمَ تم اقتطاع تكلفة إجازة لم استخدمها من راتبي هذا الشهر؟”

“إجازتي كانت 5 أيام، لا 10 أيام، فقد تصادف وقت إجازتي مع عطلة رأس السنة الميلادية، وهي بالأصل عطلة رسمية لجميع الموظفين، إذاً لم تم اقتطاع تكلفة هذه الأيام من راتبي؟”

هذه التساؤلات ليست إلا جزءاً بسيطاً مما يتعرض له مسؤولو الموارد البشرية بعد تحويل الرواتب للموظفين، فبينما قد يتنفس مسؤول الموارد البشرية الصعداء بعد الانتهاء من هذه المهمة المضنية، قد تبدأ أذناه بالطنين وهاتفه وبريده الإلكتروني كذلك فجأة بسبب عمليات حسابية خاطئة أو مدخلات خاطئة أثرت على طريقة احتساب رواتب بعض الموظفين.

عند حساب راتب الموظف الشهري، تؤخذ مجموعة من المدخلات والمتغيرات في عين الاعتبار، مثل: 

• الضرائب التي تختلف من دولة لأخرى. 
• تعويضات نهاية الخدمة.
• الرواتب الإضافية والمكافآت والحوافز.
• الإجازات.

قد يساعد استخدام نظام إدارة الرواتب على تسهيل عملية احتساب رواتب الموظفين دون إغفال أي من المتغيرات والمدخلات المذكورة أعلاه، وهو أمر يكتسب أهمية خاصة لدى الشركات ذات الأحجام الكبيرة أو المتوسطة، والتي قد يكون لها أفرع في دول مختلفة تتباين نظمها وقوانينها الضريبية.

3- تخفيف الضغط عن دائرة الموارد البشرية

عندما ترد كلمة “موارد بشرية” على خاطر أو لسان أحدهم، فإن أول ما قد يتبادر إلى الذهن هو الرواتب والمستحقات، ولكن ما قد لا يدركه البعض هو أن طبيعة عمل دائرة الموارد البشرية لا تقتصر على عمليات تحويل الرواتب في نهاية كل شهر فحسب، بل تشكل هذه الدائرة القلب النابض الذي يضطلع بمهام ومسؤوليات أخرى لا تقل أهمية عن الأمور المالية، مثل:

• عمليات التوظيف والتدريب، وهي عمليات قد تستغرق شهوراً، ناهيك عن أنها عمليات مستمرة لا تكاد تتوقف في بعض الشركات، لا سيما الشركات سريعة النمو والتوسع.
• مراقبة أداء الموظفين والسعي المستمر لتحسين أداء كل موظف عبر تدريبات يتم إجراؤها دورياً، بالإضافة لجلسات سنوية أو شبه سنوية لتقييم أداء كل موظف، وهي أمور تحتاج لدقة في الملاحظة والتخطيط ولوقت وجهد عظيمين.
• العناية بكل موظف عن كثب، فما قد يحفز كل موظف على البقاء في شركة معينة وتطوير أدائه فيها ومنح أفضل ما عنده لهذه الشركة ليس الراتب فقط، بل جو عام صحي وآمن يشعر فيه الموظف أنه موضع تقدير واحترام، وخلق هذا النوع من الأجواء هو أولوية لدائرة الموارد البشرية وأحد المهام التي تتكفل بها هذه الدائرة بشكل كامل.

4- ميزات إضافية أخرى 

لا تقتصر ميزات نظام إدارة الرواتب على ما ذكر سابقاً فحسب، بل لنظام إدارة الرواتب مجموعة من الميزات والخصائص الرائعة الأخرى، نذكر منها ما يلي:

• أمان وحماية.
• تكاليف أقل.
• سهولة الاستخدام.
• سهولة التحديث.

ميزات إضافية أخرى لا تقتصر على إدارة الرواتب

لنظام إدارة الرواتب مجموعة من الأنظمة الشقيقة التي قد يساعد استخدامها على تزويد الشركة بنظام داخلي متكامل، مثل:

• نظام تخطيط وإدارة وتطوير الموارد البشرية MenaHR.
• نظام خدمات الموظفين/المدراء MenaME.
• تطبيق خاص بالهواتف الذكية يمكِّن المدراء والموظفين من الاطلاع على المعلومات الخاصة بهم بسهولة ومن أي مكان MenaME-mobile.
• نظام تقييم أداء الموظفين Mena360.
• نظام خاص بالتحليل ودعم اتخاذ القرار MenaExplorer.
• نظام التذكير عبر الموبايل MenaSMS.
• نظام إدارة وقت الحضور MenaTA.

تشكل جميع الأنظمة المذكورة سابقاً نظاماً إدارياً متكاملاً للشركة يضمن اتساق جهود كافة الموظفين في كافة الأقسام. تستطيع معرفة المزيد عن كل نظام عبر الضغط على الروابط المرفقة أعلاه، أو عبر مراسلتنا بشكل مباشر لنعرفك أكثر على طبيعة هذه الخدمات وكيف قد يساعدك كل منها على إحداث نقلة نوعية في شركتك.