كيف يتم قياس مؤشرات الأداء للموظفين؟

تكمن فاعلية الشركات في قوة موظفيها، حيث يقود الموظفون الشركة إلى الربح ويساهمون بشكل مباشر بنجاح الشركة أو فشلها. في حين أنه قد يسهل قياس مدى نجاح الشركة ككل عن طريق متابعة الأرباح، إلا أن عملية قياس أداء الموظفين عملية معقدة بعض الشيء.
تم تطوير مؤشرات محددة لقياس أداء الموظفين بشكل فعّال، وتقع هذه المهمة الحساسة على عاتق قسم الموارد البشرية.

تعرّف مؤشرات أداء الموظفين بأنها مقاييس تستخدم لقياس مدى إتقان الموظفين لعملهم وقدرتهم على تحقيق الأهداف المتوقعة منهم ضمن الاستراتيجية التي وضعتها الشركة مسبقاً. تساعد هذه المؤشرات على قياس مدى كفاءة وفاعلية الموظفين الذين قد يواجهون صعوبات في تحقيق الأهداف الموضوعة لهم، ووضع استراتيجيات لتطوير المهارات لديهم وتحسين أدائهم، إضافة إلى وضع نظام واضح للتحفيزات والمكافآت. إضافة إلى ذلك، تساعد مؤشرات الأداء المدراء على تقديم نقد بنّاء لموظفيهم وشرح واضح للمهارات التي يجب على الموظفين امتلاكها من وجهة نظر المدراء لتقديم أداء مرضٍ في الوظيفة. وتوّضح المؤشرات للموظفين كذلك مدى تأثير أدوارهم على الشركة ككل، وتعطيهم نظرة شمولية حول مهاراتهم ونقاط ضعفهم وقوّتهم.

تعتمد مؤشرات قياس الأداء على عدة عوامل ومنها حجم الشركة ونوع نشاطها، سواء كان صناعي أو تجاري أو خدمي. كما يمكن أن تُحدد المؤشرات للشركة ككل أو لقسم معيّن أو حتى لمهمة محددة، وتعد تقنية SMART وسيلة فعالة في تحديد المؤشرات، والتي ترمز إلى Specific, Measurable, Attainable, Realistic, and Timely، أي أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للإنجاز وذات صلة ومقيّدة بمدة زمنية.

بشكل عام، يمكن تصنيف مقاييس مؤشرات الأداء إلى فئات رئيسية سنذكر أبرزها أدناه مع بعض المؤشرات التي تندرج ضمن كل فئة.

مقاييس مؤشرات جودة الأداء

وهي مؤشرات تدل على كفاءة أداء الموظفين لمهامهم والتي تنعكس بشكل مباشر على رضى العملاء أو إنتاجية الفريق. ومن أكثر المؤشرات استخداما
تقييمات الأداء من قبل المدراء: والتي غالباً ما تتم مرة واحدة كل عام. يجب أن يتم تقييم الموظف من ناحيتين، الأولى هي كفاءة الموظف في تأدية المهام الموكلة إليه والثانية تقييم إمكانية تطوره.
تمكّن تقييمات الأداء المدراء من تحديد ما إذا كان الموظف مناسب في موقعه أو بحاجة إلى دورات تدريبية أو ترقية لأدوار إدارية، ويمكن في بعض الأحيان أن تؤدي إلى قرار إنهاء خدمة الموظف في حال كان الأداء منخفض ولا يمكن تطويره.

عيوب المنتجات: غالباً ما يتم استخدام هذا المؤشر في الشركات الإنتاجية والمصانع، حيث يتم احتساب عدد المنتجات التي تحتوي على عيوب والتي تم إنتاجها من قبل موظف أو فريق معين. كلما ارتفع الرقم، دل ذلك على نقص الكفاءة.

عدد الأخطاء: وهي مؤشر بديل لعيوب المنتجات في الشركات التي تقدم الخدمات مثل شركات البرمجيات وتصميم المواقع وشركات صناعة المحتوى والترجمة، حيث يؤدي خطأ صغير في البرمجة إلى عواقب جمة، وكما هو الحال في عيوب المنتجات، فإنه كلما ارتفع عدد الأخطاء كلما كان ذلك مؤشراً على انخفاض كفاءة الموظف أو الفريق.

مؤشر رضى العملاء: يعكس هذا المؤشر مدى رضى العميل عن المنتج أو الخدمة المقدمة ومدى إمكانية توصية العملاء بهذه الخدمة إلى من حولهم. عادة ما يتم قياسها من 1 إلى 10 وتستخدم في أقسام المبيعات وخدمة العملاء غالباً.

مقاييس الأداء الكمية

وهي أول ما يتبادر إلى الذهن نظراً لسهولة قياسها، ولكن من الجدير بالذكر أن أهمية هذه المقاييس تختلف باختلاف نشاط الشركة (تجاري أو صناعي أو خدمي). تشمل أمثلة مقاييس الأداء الكمية:

عدد المبيعات: وهو مقياس مخصص بشكل أكبر للشركات التي تمارس الأنشطة التجارية مع الأخذ بعين الاعتبار نوع وقيمة المنتجات. على سبيل المثال، يعد عدد المبيعات عاملاً مهما عندما تكون المنتجات بقيم متقاربة، أما في الشركات العقارية مثلاً، فإن سعر الوحدة المباعة له تأثير أهم من عددها.
من المهم جداً الربط ما بين مقاييس الأداء الكمية ومقاييس مؤشرات جودة الأداء، فليس من المهم إنجاز عدد كبير من زيارات العملاء المحتملين إذا لم تثمر أي من تلك الزيارات إلى مبيعات.

عدد الوحدات المنتجة: ويتم استخدام هذا المقياس للشركات التي تمارس الأنشطة التجارية التي لا علاقة لها بالمبيعات، مثل شركات التسويق وكتابة المحتوى وإدارة منصّات التواصل الاجتماعي والإنتاج.

مقاييس الأداء على مستوى المؤسسة

تستخدم هذه المقاييس لدراسة مستوى الشركة ككل من حيث الأداء والتنافسية مع الشركات الأخرى في السوق وهي غالباً ما تعكس مستوى فريق العمل ككل، من هذه المؤشرات نجد:

العائد من كل موظف: يعطي هذا المؤشر رقماً تقديرياً للعائد الذي تحصل عليه الشركة من كل موظف. يتم حساب العائد عن طريق تقسيم العائدات الكلية للشركة على عدد الموظفين، ويمكن استخدامه لمقارنة كفاءة الشركة مع الشركات المنافسة.

الربح من كل موظف: بنفس الطريقة السابقة، ولكن في هذا المؤشر يتم تقسيم أرباح الشركة على عدد الموظفين ليعطي انطباعاً أوضح حول فاعلية الشركة مالياً.

معدل التغيب عن العمل: مما لا شك فيه أن هنالك رابط وثيق بين التغيب عن العمل والإنتاجية، حيث تؤدي كثرة الغياب بلا شك إلى انخفاضٍ في الإنتاجية.

قبل البدء باستخدام وقياس مؤشرات الأداء، يتوجب على قسم الموارد البشرية تحديد المؤشرات التي تناسب نشاط الشركة والمؤشرات المهمة لكل قسم داخل الشركة لتجنب إضاعة الوقت على مقاييس ليست مهمة لقسم أو موظف ما.

متابعة المقاييس المذكورة أعلاه هي خطوة أساسية لدراسة مدى كفاءة وفعالية القوى العاملة في الشركة. ولتحقيق أقصى استفادة، يمكن استخدامها لوضع خطة لتحسين الأداء تبدأ من مشاركة هذه المقاييس بشكل دوري (يومي أو شهري) مع الموظفين مما سيزيد من تحفيزهم. إضافة إلى ذلك، لا بد من إشراك الموظفين في التخطيط، فقد تكون بعض المؤشرات التي غفلت عنها الشركة مهمة للموظفين على مستوى الأداء والمتابعة. وفى النهاية، يجب دائماً القيام بالمراجعة الدورية للمقاييس المستخدمة ودراسة مدى ملاءمتها مع المتطلبات والمستجدات في الأسواق المحلية والعالمية.

وأخيراً، سيقوم نظام ميناآيتك لإدارة المواهب بتوجيهكم في كل خطوة خلال مسيرتكم لتحقيق أهداف المؤسسة من خلال جذب الموظفين، تطويرهم، الحفاظ عليهم وتحفيزهم باستمرار، الأمر الذي سيزيد من إنتاجيتهم وجودة عملهم. ابتداءً من التوظيف وحتى نهاية الخدمة، سيعمل نظامنا السحابي لإدارة الموارد البشرية (HRMS) على تسهيل الاتصال وتبسيط طرق جمع وتحليل البيانات في المؤسسة لنضمن بذلك أن الوقت لا يضيع على المهام البسيطة وليضع كل فرد في المؤسسة جهده في المهام التي تستحق ذلك.