إدارة الموارد البشرية تعتمد أنظمة تقنية حديثة في إدارة عملها

تعتبر إدارة الموارد البشرية بالجامعة إدارة محورية فهي من الإدارات المهمة بالجامعة (بل في أي مؤسسة)، حيث إنها الجهة المنوط بها تنمية وتطوير أداء القوى العاملة واستقطاب الكفاءات والخبرات العلمية والعملية، بالإضافة إلى التعامل مع اللوائح والأنظمة والتعاميم الصادرة من الجهات ذات الاختصاص والعمل على تطبيقها على الموظفين.

كما تقدم الإدارة خدماتها لجميع منسوبي الجامعة، فبالإضافة إلى أنها القطاع الذي يعمل على تنفيذ الإجراءات النظامية الخاصة بكل ما يتعلق بشؤون التوظيف والموظفين من أعضاء هيئة تدريس أو إداريين، فهي كذلك تقدم المشورة والرأي والمساعدة لكافة وحدات الجامعة.

وعلى ذلك تحرص إدارة الموارد البشرية بقيادة الأستاذ عبد العزيز العبيد على استمرار تطوير عمل الإدارة ومواكبة أحدث أنظمة الموارد البشرية وتطبيقها في عملها بما في ذلك الأنظمة التقنية لتحقيق رؤية الجامعة بكل الطرق المتاحة.

نظام تطوير شامل

وفي هذا الإطار تعاقدت إدارة الموارد البشرية مؤخراً مع شركة ” ميناآيتك ” التي تم تأسيسها في عام 2003 من قبل مجموعة تتمتع بقدرات وخبرات عالية في مجال إدارة رأس المال البشري وتكنولوجيا المعلومات على مستوى القطاعين العام والخاص لتزويدها بأحدث الأنظمة في هذا المجال؛ حيث ان أنظمة مينا آيتك لإدارة رأس المال البشري تحتوي على أحدث التقنية المرنة القابلة لاستيعاب القوانين والتشريعات اللازمة لمساعدة مختلف القطاعات في تطبيق وظائف الموارد البشرية بأفضل الطرق، كالتوظيف والاختيار، والتدريب والتطوير، والتقييم، والتخطيط الاحلالي.. وغيرها من الأنظمة الفرعية ضمن منظومة إدارة الموارد البشرية الشاملة.

سعادة مدير الإدارة الأستاذ عبد العزيز العبيد قال لصحيفتنا: إن هذه الخطوة تأتي في إطار مواكبة مسيرة التحول الرقمي التي نشهدها، حيث لم تترك تكنولوجيا المعلومات بأدواتها المتنوعة تفصيلاً من تفاصيل حياتنا اليومية إلا ولامسته. مضيفاً أن قطاع الموارد البشرية بدوره استفاد من هذا التطور وخصوصاً في مجال التوظيف، وفي مجال البحث والتقدم للوظائف، واختيار الموظفين المؤهلين. وقال إنه تم تكليف الشركة المذكورة بإعداد نظام جديد لإدارة الموارد البشرية بالجامعة يتناسب مع احتياجاتها المتطورة ورؤيتها المستقبلية التي تسعى إلى وداع ” العالم الورقي ” من خلال تطبيق أفضل الطرق في وظائف الموارد البشرية بما في ذلك التوظيف والاختيار، والتدريب والتطوير، والتخطيط الاحلالي، وأكثر من ذلك بكثير.

وأضاف العبيد أن النظام الجديد الذي استغرق تطبيقه والتدريب عليه 70 يوم عمل تقريباً، تضمنت اجتماعات يومية ومتابعة العمل خطوة بخطوة لتقديم أفضل ما يمكن، اشتمل على عدة أنظمة فرعية، أهمها ما يلي: نظام تخطيط وإدارة وتطوير الموارد البشرية (MenaHR)، نظام إدارة شؤون الموظفين والرواتب (MenaPay)، نظام خدمات الموظفين (MenaME)، نظام خاص بالتحليل ودعم اتخاذ القرار (MenaExplorer)، ونظام إدارة وقت الحضور (MenaTA) مشيراً إلى أنه سيتم خلال الأيام القادمة عقد ورش عمل لجميع الموظفين لتعريفهم بكيفية الاستفادة من الخدمات التي توفرها حزمة الأنظمة المذكورة بشكل كامل.

خدمات مميزة

نظام MenaHR

يعد MenaHR نظاماً شاملاً لإدارة معلومات الموارد البشرية، صمم اعتماداً على أحدث المفاهيم والطرق والمهام والمتطلبات الوظيفية؛ وذلك لمساعدة دائرة الموارد البشرية في تحقيق أهدافها المرجوة لتحسين الكفاءة الإدارية وإنتاجية الموظفين والتدريب والنمو والتحكم بالتكاليف وزيادة الرضا الوظيفي.

يسمح MenaHR للمنظمات بتبادل المعلومات بشكل فعال من خلال استخدام نظام خدمات الموظفين، فضلاً عن تقليل إدخال البيانات وزيادة دقتها عن طريق استقبالها من المصدر مباشرة، مما يسمح للمتخصصين في هذا المجال بالعمل بسرعة ودقة وبكفاءة أعلى، لإدارة كل جوانب المنظمة عموماً والموظف بشكل خاص.

MenaHR غني بالخصائص التي تلبي أحدث الممارسات والمهام الضرورية في إنجاح المنظمات التي تعمل في منطقة الشرق الأوسط بشكل خاص، حيث يمكنك التعرف بسهولة على جميع هذه الخصائص والحقائق والتصورات والسمات التي تتوافق مع المنظمة مما يجعل من عملية اختيار نظام لإدارة الموارد البشرية في المنظمة عملية سهلة للغاية.

نظام MenaPay

هو نظام متطور لإدارة شؤون الموظفين والمرتبات، حيث صمم لتلبية احتياجات جميع الموظفين، وهو من الأنظمة التي تدعم عدة لغات كما يلبي حاجة تعدد الأفرع.

ولدى النظام القدرة على تسهيل عملية إدارة شؤون الموظفين والمرتبات عبر خادم مركزي متخصص، حيث تتم عملية إدارة    التغييرات وتنفيذها عن طريقه، مما يوفر الوقت والمال والجهد. كما يمكن استخدام MenaPay وتشغيله عن طريق تقنية نظام ASP.

الخصائص التقنية لنظام MenaPay

• متعدد اللغات 
• تعريف الدوائر والأقسام من قبل المستخدم
• تعريف قواعد العمل من قبل المستخدم (طرق الخصم وآلية العمل المختلفة) 
• إصدار جميع التقارير الحكومية 
• الدراسة الإحصائية للموظفين بشكل مفصل
• متابعة البيانات المالية للموظفين
• متابعة معلومات الاتصال الطارئة للموظفين 
• متابعة التسلسل الوظيفي للموظفين
• متابعة مهارات الموظفين وربطها بنظام التدريب 
• متابعة المؤهلات والدراسات للموظفين 
• إدارة وحفظ وثائق الموظفين 

إدارة العلاوات والاقتطاعات

• تعريف غير محدد للعلاوات المختلفة وطرق حسابها
• تعريف غير محدد للحسومات المختلفة وطرق حسابها 
• إدارة الحركات 
• شمولية حركات الموظفين (العمل الإضافي، المغادرات، الإجازات، القروض، الزيادات )
• عملية إنهاء خدمات متكاملة مالية وادارية
• معالجة أكثر من نوع من مكافأة نهاية الخدمة 
• استنتاج الحركات بشكل مباشر من خلال معاير نظام ساعات الدوام الموظفين

نظام MenaME

من مميزات هذا النظام:

• الكفاءة، حيث يخفف عبء إدخال البيانات المطلوبة من إدارة الموارد البشرية عن طريق مساهمة العاملين في إدخال وتحديث المعلومات الخاصة بهم الكترونيا (المعلومات، الاستحقاقات، التدريب … الخ ) بدلاً من ملء استمارة ورقية لإدخال البيانات عن طريق إدارة الموارد البشرية.
• الراحة، حيث يمكن الموظفين من الحصول على المعلومات فوراً وفي أي وقت ومن أي مكان تصله شبكة الانترنت.
• دقة البيانات، حيث يدخل الموظفون المعلومات الخاصة بهم عن طريق الحاسوب. وبذلك يتم القضاء على تحدي قراءة الخطوط اليدوية المعقدة، وبالتالي يتحمل المستخدمون مسؤولية الحفاظ على صحة ودقة بياناتهم.
• الانتاجية، حيث لا يتوجب على الموظف استخدام الهاتف للاتصال بالموارد البشرية للاستفسار عن إجازاته مثلاً أو السؤال عن نظام الحوافز المشترك به، حيث تكون الإجابة عن مثل هذه التساؤلات سريعة، وبذلك يتم توفير الوقت على الموظفين ويكسب موظفي إدارة الموارد البشرية وقتاً أكبر للتركيز على المهام الأعلى.

نظام MenaExplorer

هو عبارة عن أداة قياس متعددة الأبعاد تقوم بعمل التحليلات والمقاييس التي توفر نظرة عامة حول فعالية وأداء المؤسسة مجموعة واسعة من المؤشرات. يوفر MenaExplorer عير  بيانات ومؤشرات دقيقة وفورية للمساعدة على اتخاذ أفضل القرارات التي تخص المؤسسة.

فنظام MenaExplorer يوفر تقارير بيانية ومقاييس رئيسية لرأس المال البشري لدى المؤسسة من خلال نظام سهل الاستخدام مما يؤدي الى سهولة تحليل واتخاذ القرارات الاستراتيجية التي تؤثر على كفاءة واستدامة المؤسسة.

نظام ادارة الوقت والحضور MenaTA

يساعد هذا النظام على إدارة القوى العاملة، ومتابعة أوقات دوام الموظفين بطريقة سهلة وأكثر كفاءة.

ويمتاز MenaTA بواجهة سهلة الاستخدام، ويقلل من الوقت اللازم لمعالجة دوام الموظفين، وذلك بحساب إجمالي عدد ساعات 

العمل بما في ذلك العمل الاضافي، والإجازات، والإجازات المرضية والأعياد…..الخ

وبنقرة واحدة يمكن عرض جميع البيانات المتعلقة بالموظفين مع إمكانية عرض التقارير الخاصة بدوام الموظفين بشكل كامل.

وأختتم العبيد حديثه بالشكر لفريق العمل، وهم: هناء بنت سلطان، وابراهيم بن طالب، وسعد المولد، ونوره السيف، وخالد المطيويع، وفهد الغليقه، وعبد المالك السحيم، وعبد الله الهاشل، ومحمد السعدون، وعمر صوفي، وسحر العقيل، وأريج الحامد، وأسيل الحنيطي، وهدى اليمني، ودانا سجيني، ورؤى العتيبي.