6 نماذج وخطابات أساسية لإدارة الموارد البشرية

يهتم قسم الموارد البشرية بالعديد من المهام الرئيسية والمفصلية للشركة بدءاً من التوظيف إلى الرواتب وحل النزاعات والترقيات والتعويضات وإنهاء الخدمات وغيرها الكثير. تشكّل المستندات طريقةً فعالة لتسهيل مهام ومسؤوليات موظفي قسم الموارد البشرية، وتعد ضرورية لضمان امتثال الشركة للمتطلبات القانونية المختلفة وتستخدم كأدلة مكتوبة لكافة النقاشات التي تتم بين الموظفين والشركة أو كمراجع عند الحاجة في حالات الترقيات والزيادات أو كدليل في حالات الإنذارات الخطية أو الخصم أو إنهاء الخدمة.

أنواع الخطابات والنماذج:

تتنوع المستندات التي يجب على قسم الموارد البشرية اقتنائها وتشمل مستندات رسمية مثل مستندات سياسات وإجراءات الشركة والوثائق القانونية وعقود العمل والمستندات المتعلقة بالتوظيف مثل مستندات الوصف الوظيفي والسير الذاتية وغيرها، ومستندات غير رسمية مثل سجلّات الاجتماعات التي تدور بين المدراء والموظفين ورسائل البريد الإلكتروني.

على الرغم من اختلاف هذه النماذج بحسب اختلاف حجم الشركة ونشاطها، إلا أننا سنستعرض أهم هذه النماذج لكافة الشركات.

الوصف الوظيفي

وهي وثيقة رسمية تحدد المسؤوليات والمؤهلات والمتطلبات لكل وظيفة داخل الشركة. تساعد وثائق الوصف الوظيفي على جذب المرشحين المؤهلين من خلال تقديم وصف واضح ودقيق للوظيفة. يمكن للمرشحين استخدام المعلومات الواردة في الوصف الوظيفي لتحديد ما إذا كانت لديهم المهارات والمؤهلات اللازمة للتقدم للوظيفة.
كما يمكن أن تساعد وثائق الوصف الوظيفي المدراء على تحديد توقعات الأداء للموظفين. فمن خلال تحديد المهام والمسؤوليات المرتبطة بالوظيفة، يمكن للمدراء التأكد من فهم الموظفين لما هو متوقع منهم، مما يضمن سير العمل بطريقة سلسة وفعالة.

يتضمن نموذج الوصف الوظيفي عادةً المعلومات التالية:

• المسمى الوظيفي
• ملخص الوظيفة: مختصر عن الوظيفة ووظائفها الأساسية.
• الواجبات والمسؤوليات: قائمة مفصلة بالمهام والمسؤوليات التي يجب أن يؤديها الموظف.
• المؤهلات: المهارات والشهادات والخبرة المطلوبة لأداء الوظيفة بفعالية.
• الراتب: التعويض الذي تقدمه الشركة للمرشح بعد تعيينه.

عقود العمل

وهو اتفاق قانوني يقدّم للمرشح بعد قبول عرض العمل.

تتضمن عقود العمل عادةً المعلومات التالية:

• المسمى الوظيفي
• واجبات ومسؤوليات الوظيفة: قائمة مفصلة بالمهام والمسؤوليات التي يتوقع أن يؤديها الموظف.
• التعويضات: الراتب الذي سيحصل عليه الموظف بالإضافة إلى أي مزايا أخرى تشكل جزءاً من باقة التعويضات الخاصة به.
• ساعات الدوام: بما في ذلك عدد الساعات في الأسبوع وساعات العمل الإضافي.
• إنهاء العقد: الشروط التي بموجبها يجوز لصاحب العمل أو الموظف إنهاء عقد العمل بالإضافة إلى تفاصيل نهاية الخدمة.
• السرية وعدم الإفشاء: أي متطلبات للحفاظ على سرية المعلومات وعدم إفشائها لأطراف ثالثة.

تتبع النفقات

تُستخدم هذه المستندات عادةً لتتبع نفقات الموظفين مثل السفر والوجبات والإقامة والمصاريف الأخرى المتعلقة بالوظيفة التي يتكبدها الموظفون أثناء رحلات العمل أو أداء واجبات أخرى متعلقة بالعمل، وتساعد الشركات على ضمان تعويض الموظفين عن النفقات المتعلقة بواجباتهم الوظيفية والتي تمت الموافقة عليها من قبل المشرف أو المدير، مما يساعد في التحكم في التكاليف ومنع الاحتيال أو إساءة استخدام أموال وموارد الشركة.

تتضمن مستندات تتبع النفقات عادةً المعلومات التالية:

• اسم الموظف
• التاريخ: التاريخ أو التواريخ التي تم فيها تكبد النفقات.
• نوع المصاريف: مثل السفر، الوجبات، المواصلات، الإقامة او المصاريف الأخرى المتعلقة بالوظيفة.
• الوصف: وصف موجز للمصاريف، بما في ذلك الغرض من المصاريف وأي تفاصيل مهمة أخرى.
  المبلغ الإجمالي
• الاعتماد: اسم أو توقيع المدير أو المشرف الذي اعتمد المصاريف.

إعداد الموظفين الجدد

وهي مجموعة من المستندات التي تستخدمها أقسام الموارد البشرية لمساعدة الموظفين الجدد على التأقلم مع وظيفتهم الجديدة في أسرع وقت ممكن. كما تساعد مستندات إعداد الموظفين الجدد في تقليل الوقت والموارد المطلوبة لتدريب الموظفين الجدد وتقليل الوقت الذي يحتاجه المدراء لتدريبهم.

عادةً ما تتضمن نماذج إعداد الموظفين الجدد ما يلي:

• رسالة ترحيبية: وهي رسالة شخصية موقّعة من قسم الموارد البشرية أو مدير الموظف للترحيب بالموظف الجديد وتقديم نظرة عامة عما يمكن توقعه خلال الأسابيع القليلة الأولى من العمل.
• دليل الموظف: دليل شامل يوضح سياسات وإجراءات الشركة وثقافتها بالإضافة الى قيمها.
• نماذج كشوف المرتبات: المستندات التي يحتاج الموظف إلى إكمالها من أجل إعداد الإيداع المباشر.
• المواد التدريبية: المواد المتعلقة بأي تدريب أو شهادات مطلوبة يحتاج الموظف لإكمالها كجزء من وظيفته.

إنهاء الخدمة

وهي مستندات رسمية يتم إعدادها عادةً من قبل قسم الموارد البشرية للإبلاغ عن إنهاء علاقة العمل بين صاحب العمل والموظف. تساعد هذه المستندات في ضمان التعامل مع عملية الإنهاء بطريقة مهنية من خلال توفير معلومات واضحة وموجزة حول أسباب الإنهاء وتساعد في حماية صاحب العمل من المساءلة القانونية.

تتضمن خطابات الإنهاء عادةً المعلومات التالية:

• اسم الموظف والمسمى الوظيفي
• سبب الإنهاء: والذي قد يشمل الأداء الضعيف، انتهاك سياسات الشركة وإجراءاتها أو أسباب أخرى.
• تاريخ السريان: التاريخ الذي سيصبح فيه الإنهاء سارياً مع الأخذ بعين الاعتبار وجود فترة إشعار.
• تعويضات الإقالة (إن وجدت): معلومات حول أي تعويضات متعلقة بنهاية الخدمة أو المزايا الأخرى التي قد يحق للموظف الحصول عليها.
• إعادة ممتلكات الشركة: مثل المفاتيح أو الزي الرسمي أو المعدات.
• معلومات الاتصال: معلومات الاتصال بقسم الموارد البشرية أو مشرف الموظف أو مديره في حال كان لدى الموظف أي أسئلة بشأن الإنهاء.

تقييم الأداء

تُستخدم هذه المستندات لتتبع تقدّم الموظف وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتقديم ملاحظات لمساعدة الموظف على النجاح في وظيفته.

تتضمن مستندات تتبع الأداء عادةً ما يلي:

• نماذج تقييم الأداء: النماذج المستخدمة لتقييم أداء الموظف خلال فترة زمنية محددة. تتضمن هذه النماذج عادةً التقييمات أو الدرجات في مجالات مختلفة مثل المعرفة الوظيفية وجودة العمل والإنتاجية والعمل الجماعي والتواصل وحل المشكلات.
• خطط تحسين الأداء: الخطط التي تُستخدم لمساعدة الموظفين على تحسين أدائهم في مجالات محددة.
• خطط التدريب والتطوير: تُستخدم لمساعدة الموظفين على تطوير مهارات جديدة من شأنها مساعدتهم على النجاح في وظيفتهم.

من الجدير بالملاحظة أن قائمة النماذج والخطابات المهمة التي تمت مناقشتها في هذه المقالة ليست شاملة، وهي تعتمد بشكل كبير على حجم الشركة ومجال عملها، وقد تكون هناك نماذج وخطابات إضافية يحتاجها موظفو الموارد البشرية. من المهم أن يبقى موظفو الموارد البشرية على اطلاع دائم بالتغييرات في قوانين ولوائح التوظيف لضمان استمرار التزام الشركة بها ولتفادي المساءلة القانونية.

    اليوم وبمساعدة نظام إدارة المواهب ®MenaHR، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية تنفيذ مهامهم بمنتهى الكفاءة من خلال التركيز على تطوير الموظفين والعمل على استراتيجيات فعالة لتحسين الأداء والربح. من خلال أنظمتنا نوفر لمتخصصي الموارد البشرية والمدراء الرؤية الواضحة والنصائح الهامة للعمل في الوقت الحالي والمستقبلي، كما نساعدهم على التركيز على الأهداف الرئيسية التي من شأنها تحقيق أهداف المؤسسة.