كيف يمكن للشركات تحسين مراقبة وإدارة حضور الموظفين؟

تُعتبر مراقبة وإدارة حضور الموظّفين أمراً في غاية الأهميّة بالنسبة للشركات التي تسعى إلى تحسين كفاءة عملها وإنتاجيّة موظّفيها. وبما أن سوق العمل في حالة تطوّر مستمر، أصبح استبدال الأنظمة القديمة التي تستهلك الوقت والجهد ضرورة لا يمكن الاستغناء عنها، إذ تقدّم الأنظمة الحديثة لمراقبة وإدارة الحضور حلولاً ذكيّة تسهم في رفع مستوى العمل وتسهّل مهام موظّفي إدارة الموارد البشريّة.

نتعرّف في هذا المقال على أنظمة الحضور الحديثة وكيفية إسهامها في تحسين مراقبة وإدارة حضور الموظّفين.

ما هي النظم الحديثة؟

إن النظم الحديثة لمراقبة وإدارة الحضور هي عبارة عن أجهزة أو برامج أو تطبيقات تستخدمها الشركات لتسجيل موعد حضور الموظّفين وانصرافهم، بالإضافة إلى تتبّع ساعات عملهم وإدارة إجازاتهم ثمّ تحليل هذه البيانات التي يتم تخزينها لاستخراج المعرفة وتطوير قرارات تسهم في رفع الكفاءة والإنتاجيّة. ومن الأمثلة على هذه النظم: نظام إدارة أوقات العمل والحضور ®MenaTA حيث يؤمّن دقّة عالية في تسجيل البيانات ويعمل على النظام البيومتري الذي انشهر استخدامه لتثبيت الحضور والانصراف عن طريق خصائص فسيولوجيّة فريدة مثل بصمة الإصبع أو بصمة الوجه أو مسح قزحية العين.

كيف تساهم النظم الحديثة في تحسين مراقبة وإدارة حضور الموظّفين؟

  في ظلّ توافر التقنيات الحديثة أصبحت الحلول الذكيّة وجهة أكثر الشركات في سوق العمل. وهنالك عدة طرق لتحسين وسائل إنجاز هذه المهمّة ومنها:

• تحذف الدقّة العاليّة في تسجيل مواعيد الحضور والانصراف احتمالية حدوث الأخطاء التي كانت تحدث في الأنظمة القديمة نتيجة للنسيان أو التسجيل الخاطئ أو التزوير مثلاً. وبالتالي، فهي تضمن احتساب ساعات دوام الموظّفين بشكل عادل ودقيق، ممّا يقلّل من الخلافات بين الموظّفين والإدارة وتعزّز الثقة والشفافيّة بينهم.
• تقلّل الأنظمة الحديثة الوقت والجهد الذي يستغرقه الموظّفون في عملية تسجيل الحضور والانصراف من خلال وضع هذه الآليّة ضمن واجهات بسيطة لا تستغرق أكثر من ثوان لإنجاز المهمّة، ممّا يلغي حاجة الموظّف للذهاب إلى المسؤول أو السجل الخاص بهذا الشأن.
• تُساعد التقارير والتحليلات الواردة من هذه الأنظمة على تحديد المجالات التي تتطلّب تحسيناً، مثل:
  • ملاحظة التأخير المتكرّر وفهم أسبابه ثمّ العمل على حل المشكلة
  • معرفة أنماط الدوام المتكرّرة وتحسين توزيع ساعات العمل
• إمكانيّة متابعة الغياب: تساعد الأنظمة الحديثة في متابعة حالات التغيّب، ممّا يُتيح لمسؤولي إدارة الموارد البشريّة اتخاذ الإجراءات والتدخّلات المناسبة. ويمكن استخراج الأسباب الرئيسيّة للتغيّب عن العمل مثل: المرض أو المشكلات العائليّة أو التوتّر المتعلّق بالعمل أو عدم التوازن بين الحياة والعمل. وعند معرفة ماهيّة الأسباب يُمكن لموظّفي إدارة الموارد البشرية التعامل مع المشاكل بالطريقة الأفضل وتقديم الدعم والموارد لمساعدة الموظّفين على تجاوز مشاكلهم بشكل أفضل.
• تعزيز شعور المسؤولية والانضباط: عند الاعتماد على النظم الحديثة تكون البيانات الواردة منها حتماً دقيقة ولا يُمكن التلاعب بها، مما يعزز التزام الموظّفين بالدوام والمسؤوليات الموكلة إليهم. في الواقع، إنّ الشعور المستمر للموظّف بأنّه مسؤول ولديه واجبات معيّنة سوف يتم مساءلته عنها هو من أكثر السبل فعالية لتحسين الإنتاجيّة. كما أنّه عند استخدام نظام دقيق، يتم إنصاف الموظّفين  باتخاذ الإجراءات المناسبة تجاههم وبالتالي ضمان التوازن ضمن الشركة أو المؤسّسة وجعل القوى العاملة بأكملها تعمل على سواء. كما يتم القضاء على التسيّب الذي قد يحصل نتيجة شعور الموظّفين بغياب الإجراءات الصارمة تجاه هذه المسألة.
• ربط وتكامل الرواتب: تتجه أكثر الشركات إلى أتمتة أعمالها لضمان السرعة والدقّة، لهذا، تفضّل معظم الشركات أنظمة رواتب وتعويضات حديثة مثل نظام الرواتب وإدارة شؤون الموظفين ®MenaPAY الذي يمثل حل مؤتمت بأقل تكلفة وجهد ووقت للحصول على قراءات ماليّة دقيقة في الوقت الفعليّ وإجراء العمليات الماليّة للموظّفين ضمن القوانين المحلية.
  •  يمكن تكامل واقتران أنظمة الرواتب المؤتمتة مع الحضور والانصراف عند انتقال مؤسّستكِ إلى استخدام أنظمة وحلول حديثة لمراقبة وإدارة الحضور. يتم عندها احتساب الرواتب بشكل مؤتمت بناءً على قراءات الحضور والانصراف والغيابات في سجل كل موظّف. وفي هذه الحالة يُمكن الوصول إلى رواتب دقيقة ومستحقّة لكل موظّف، الأمر الذي يعزّز جانب الشفافيّة والثقّة بين الموظّفين والإدارة.
  • تؤدي أتمتة عملية احتساب الرواتب إلى تحسين كفاءة عمل إدارة الموارد البشريّة من خلال تحرير الوقت الذي كانت تستغرقه هذه العمليّة يدويّاً، بالإضافة إلى السماح لهم بالتركيز على مهام أكثر أهمية.

ختاماً، يُواجه مختصو الموارد البشريّة تحديّات متزايدة في ظلّ تطورات سوق العمل. فلم يعد كافياً الاعتماد على أساليب تقليديّة لإدارة أوقات عمل الموظّفين، بل بات من الضروري تطوير وتبنّي استراتيجيّات حديثة ومتنوعة تلبّي احتياجات العصر الحالي وتُساهم في تحسين كفاءة العمل وإنتاجيّة الموظفين.