عندما يتعلق الأمر بتبسيط عمليات الرواتب، يصبح من الضروري للشركات الاستثمار في نظام رواتب سحابي موثوق. تتيح هذه الأنظمة لموظفي الموارد البشرية وأصحاب الأعمال الاستفادة من أتمتة احتساب الرواتب، حيث يمكنها بسهولة مراعاة خصومات المزايا، وبدل الإجازات، والضرائب، والعمل الإضافي، وفروق نوبات العمل، ثم صرف المستحقات للموظفين عبر الشيكات أو التحويل البنكي المباشر.

كما يمكن الاستعانة بهذه الأنظمة لإدارة الإجازات مدفوعة الأجر، من خلال تتبع عدد ساعات الإجازات المرضية والإجازات السنوية التي يستحقها الموظفون ومقدار ما استخدموه منها. ومع ذلك، لا تقدّم جميع مزوّدي أنظمة الرواتب المستوى نفسه من الخدمة، ما يجعل من الضروري لأصحاب الأعمال إجراء البحث اللازم قبل اختيار النظام المناسب. فيما يلي أبرز العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج رواتب سحابي.

الميزات والامتثال التنظيمي

إذا كنت تبحث عن نظام رواتب موثوق، فمن الضروري أن يتضمن ميزات تغطي جميع الالتزامات الضريبية. توفّر أفضل الأنظمة تقارير رواتب تفصيلية، وإدارة للإجازات مدفوعة الأجر، ومعدلات أجور متعددة، وخدمة الإيداع المباشر. ولتبسيط العمليات التشغيلية بشكل حقيقي، تأكد من أن المنصة تدعم الحجز الآلي على الأجور، وتحليل تكاليف العمالة، والتقارير المخصصة، وسير العمل الآلي لتهيئة الموظفين الجدد.

سهولة الاستخدام وإمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول

يجب ألا يكون نظام الرواتب الذي تختاره معقدًا أو صعب الفهم. ينبغي أن يوفّر المزوّد واجهة سهلة الاستخدام وبسيطة تتيح لك إدارة عمليات الرواتب بكفاءة من خلال متابعة جميع المقاييس الأساسية، مع إمكانية إضافة الموظفين إلى النظام خلال دقائق معدودة. إضافة إلى ذلك، أصبح من المتوقع أن تتيح الأنظمة السحابية الحديثة إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول، بحيث يتمكن المدراء من اعتماد الرواتب ويتمكن الموظفون من الاطلاع على قسائم رواتبهم أينما كانوا.

التكلفة والعقود ونماذج التسعير

عند البحث عن نظام رواتب سحابي موثوق، ينبغي إيلاء التكلفة أهمية بالغة، واختيار نظام يتناسب مع ميزانيتك. لا تكتفِ بالنظر إلى السعر المعلن فقط، بل احرص على فهم نموذج التسعير المعتمد، والذي عادة ما يتكوّن من رسم شهري ثابت بالإضافة إلى رسم شهري لكل موظف. كن حذرًا من التكاليف غير المعلنة، مثل رسوم التنفيذ أو الرسوم الإضافية لإصدار النماذج الضريبية السنوية.

تأكد أيضًا من معرفة ما إذا كان النظام يتطلب توقيع عقد أم لا، وما هي تكلفة الحصول على خدمات أو ميزات إضافية لإدارة الأعمال. تعتمد بعض الأنظمة على التزامات سنوية، في حين تعمل أنظمة أخرى وفق نظام شهري مرن. اختر ما يناسب احتياجات مؤسستك.

المزوّد الموثوق والأمان

لا تكتفِ باختيار أول نظام رواتب سحابي تجده عبر الإنترنت، بل احرص على إجراء بحث شامل حول المزوّدين. تحقق من مواقع المراجعات الموثوقة، وابحث عن اتفاقيات مستوى خدمة (SLA) تضمن نسبة تشغيل عالية، وتحقق مما إذا كان فريق الدعم الفني داخليًا أم خارجيًا. تُعد الرواتب من أهم العمليات في أي مؤسسة، ولا يمكن تحقيق رضا الموظفين دون احتساب دقيق لرواتبهم. لذلك، يجب أن يتمتع المزوّد الذي تختاره بسمعة جيدة.

ونظرًا لأن أنظمة الرواتب تخزّن من أكثر البيانات حساسية لدى أي شركة (كالبيانات المصرفية، وأرقام الضمان الاجتماعي، والرواتب)، فمن الضروري أيضًا التحقق من إجراءات الأمان المعتمدة. تأكد من أن المزوّد يوفّر تشفيرًا قويًا للبيانات، والامتثال لمعيار SOC 2، والمصادقة الثنائية (2FA)، وخططًا موثوقة لاستعادة البيانات بعد الكوارث.

التكاملات

ستحتاج إلى نظام سحابي قادر على التكامل مع البرامج الأخرى التي تستخدمها مؤسستك بالفعل، مثل أنظمة إدارة المؤسسات أو أنظمة تتبع الحضور والانصراف. فمن خلال التكامل مع نظام تتبع الحضور، لن تحتاج الشركات الصغيرة إلى إدخال ساعات عمل الموظفين يدويًا، إذ سيتم تسجيلها وتحديثها تلقائيًا في نظام الرواتب.

قابلية التوسّع والعمالة غير التقليدية

يجب أن يكون البرنامج الذي تختاره قادرًا على النمو مع نمو مؤسستك. تأكد مما إذا كان النظام قادرًا على التوسّع بسلاسة من إدارة 20 موظفًا إلى 500 موظف، وإدارة الرواتب متعددة الولايات أو المناطق، ودعم الموظفين الدوليين. كما بات من الضروري، مع تزايد اعتماد الشركات على العاملين المستقلين، أن يدعم النظام مدفوعات المتعاقدين المستقلين إلى جانب الموظفين الدائمين.

الدعم الفني والتنفيذ ونقل البيانات

يجب أن يوفّر نظام الرواتب السحابي الذي تختاره دعمًا فنيًا موثوقًا عبر الدردشة المباشرة أو البريد الإلكتروني أو الهاتف. فالدعم الفني عنصر أساسي لحل أي مشكلة قد تواجهها أثناء استخدام النظام؛ لذا لا تتردد في الاستفسار عمّن يجب التواصل معه في حال حدوث أي خلل، ووقت الاستجابة المتوقع، وطريقة تقديم المساعدة. علاوة على ذلك، احرص على تقييم عملية التنفيذ ونقل البيانات، إذ تُعد مرحلة الانتقال من أكبر التحديات التي تواجه المشترين، فاستفسر عمّا إذا كان المزوّد يوفّر أخصائي تنفيذ مخصصًا للمساعدة في نقل البيانات من نظامك القديم أو من ملفات إكسل.

الخدمة الذاتية للموظفين

وأخيرًا، وليس آخرًا، يجب أن يتيح نظام الرواتب السحابي الذي تختاره للموظفين تسجيل الدخول إلى حساباتهم الخاصة للاطلاع على قسائم الرواتب الرقمية والنماذج الضريبية السنوية. توفّر هذه الخدمة الذاتية للموظفين جميع المعلومات التي يحتاجونها بشأن الأداء الشهري، وساعات العمل، وسائر التفاصيل المتعلقة بالخصومات على الراتب.

وبعد الاطلاع على هذه النصائح، لن يكون العثور على نظام رواتب سحابي مناسب أمرًا صعبًا.

الأسئلة الشائعة

ما معنى مصطلح “PEPM” في تسعير برامج الرواتب؟

يشير مصطلح “PEPM” إلى الرسم الشهري لكل موظف، وهو نموذج التسعير المعتمد لدى معظم مزوّدي أنظمة الرواتب السحابية، بحيث تدفع رسمًا شهريًا ثابتًا مقابل النظام نفسه، بالإضافة إلى رسم إضافي محدد عن كل موظف نشط تتم معالجة راتبه خلال ذلك الشهر.

هل برامج الرواتب السحابية آمنة بما يكفي لحماية بيانات الموظفين الحساسة؟

تعتمد أنظمة الرواتب السحابية الموثوقة إجراءات أمان بمستوى المؤسسات لحماية المعلومات الحساسة، مثل البيانات المصرفية وأرقام الضمان الاجتماعي. وعند تقييم أي مزوّد، احرص دائمًا على التحقق من امتثاله لمعيار SOC 2، وتشفير البيانات الشامل، والمصادقة الثنائية الإلزامية (2FA).

هل يتوجب عليّ نقل بيانات نظام الرواتب القديم يدويًا إلى النظام الجديد؟

يعتمد ذلك على المزوّد. إذ يقدّم بعض المزوّدين أخصائي تنفيذ مخصص يتولى عملية نقل البيانات من نظامك القديم أو من ملفات إكسل ضمن باقة التهيئة الأولية، بينما يتطلب مزوّدون آخرون منك تنسيق البيانات ورفعها بنفسك. لذا، احرص دائمًا على الاستفسار عن آلية نقل البيانات أثناء العرض التوضيحي للبرنامج.