كل ما تحتاج معرفته عن إدارة الموارد البشرية وأنظمتها المعلوماتية

إذا كنت مهتمًا بمجال الموارد البشرية، فهناك اختصاران يجب أن تعرفهما جيدًا: HRM وHRIS. وغالبًا ما يتم ذكرهما معًا، لكن لكل منهما غرض مختلف سنوضحه في هذا المقال! تابع القراءة لتتعرف على ما يعنيانه هذان الاختصاران، كيف يعمل كل منهما، ولماذا يعتبران مهمين جدًا للشركات التي تسعى لبناء أفضل طاقم عمل ووضع استراتيجيات قوية للنمو.

ما هي إدارة الموارد البشرية (HRM)؟

إدارة الموارد البشرية (HRM) تتجاوز مسألة التوظيف والاستغناء عن الموظفين؛ فهي تتضمن مواءمة عمل الأفراد مع أهداف العمل، من خلال جميع الأنشطة المتعلقة بجذب أفضل الكفاءات والحفاظ عليها، وتشكيل ثقافة الشركة، وإدارة احتياجات الموظفين اليومية.
في الواقع، تشمل إدارة الموارد البشرية وضع السياسات، وإنشاء أنظمة قياس الأداء، وتطوير أطر دعم الموظفين، وضمان أن الجميع (بمن فيهم مدراء الأقسام والموظفين الجدد) يعملون بتناغم لبناء قوة عاملة قوية وقادرة تساهم في نمو الشركة.

كيف تعمل إدارة الموارد البشرية؟

تعمل إدارة الموارد البشرية من خلال مجموعة من الاستراتيجيات والأنظمة العملية، بدءًا من عمليات التوظيف وبرامج التدريب إلى عمليات الامتثال والمبادرات التي تستهدف تنمية روح المشاركة.
فخلف كل فريق ذو أداء متميز، هناك استراتيجيات تنفذها الموارد البشرية لضمان دعم الموظفين والاستماع إليهم وتطويرهم، ومنها:

●      جذب الكفاءات والحفاظ عليها

تضع إدارة الموارد البشرية استراتيجيات لاستقطاب الأشخاص المناسبين وتحفيزهم للبقاء.

●      تمكين المديرين

تجهيز المديرين بالتدريب والأدوات والسياسات اللازمة لقيادة فرقهم بفعالية.

●      توجيه القوى العاملة

تحديد فجوات المهارات والتخطيط للأدوار المستقبلية.

●      مواءمة الثقافة المؤسسية

تعزيز القيم التنظيمية عبر التواصل الداخلي ونمذجة السلوك.

●      رفع الإنتاجية

من خلال تحديد التوقعات بوضوح، وتقديم تغذية راجعة مضبوطة، وبرامج التقدير والتحفيز.

والآن بعد أن تحدثنا عن الجانب البشري، دعونا ننتقل إلى التكنولوجيا التي تدعمه.

ما هو نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)؟

نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو منصة برمجية مُصممة لإدارة بيانات الموظفين وأتمتة المهام المتعلقة بالموارد البشرية. فكر فيه كأنه مركز رقمي لكل ما يتعلق بالموارد البشرية: كتخزين المعلومات، وإدارة الحوافز، وتتبع الإجازات، وحساب الرواتب، وغير ذلك.

كما تُتيح أنظمة معلومات الموارد البشرية للشركات التخلص من الأنظمة الورقية وجداول البيانات غير المترابطة. بدلاً من ذلك، يتمركز كل شيء في مكان واحد لتحسين الدقة وتوفير وقت مسؤولي الموارد البشرية للتركيز على العمل الاستراتيجي.

ما هي وظيفة أنظمة معلومات الموارد البشرية؟

يعمل نظام معلومات الموارد البشرية كمسجل للبيانات ومدير للعمليات في الوقت نفسه، وتشمل وظائفه الأساسية:

●      إدارة البيانات

تخزين جميع تفاصيل الموظفين (مثل تاريخ التعيين والراتب) والوصول إليها بسهولة.

●      أدوات التوظيف

أنظمة متكاملة لتتبع المرشحين والإعلانات الوظيفية والمقابلات.

●      وحدات الأداء والتدريب

مراقبة تطور الموظفين وتقديم مسارات تعليمية.

●      تتبع الإجازات والحضور

تسهيل إدارة الإجازات المرضية والخاصة والإجازات السنوية.

●      بوابات الخدمة الذاتية

تمكين الموظفين من تحديث بياناتهم الشخصية، والاطلاع على قسائم الرواتب، والوصول إلى سياسات الموارد البشرية بأنفسهم.

النتيجة؟ عمليات أسرع، أخطاء أقل، وقوى عاملة أكثر تمكينًا.

أنواع أنظمة معلومات الموارد البشرية

ليست كل أنظمة معلومات الموارد البشرية متماثلة! تختلف أنواع الأنظمة حسب حجم الشركة وأهدافها وميزانيتها. فيما يلي الأنواع الخمسة الرئيسية:

1.     نظام معلومات الموارد البشرية التشغيلي

يركز على الأساسيات مثل الرواتب، وسجلات الموظفين، والحضور. وهو مثالي للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تحتاج إلى نظام يقوم بمهام الموارد البشرية الأساسية فقط.

2.     نظام معلومات الموارد البشرية التكتيكي

يدعم اتخاذ القرار من خلال تتبع المتقدمين، وإدارة الأداء، وبرامج التدريب، مما يساعد الشركات على بناء وقياس وتطوير فرقها.

3.     نظام معلومات الموارد البشرية الاستراتيجي

مخصص للتخطيط بعيد المدى، ويقدم تحليلات متعلقة بالقوى العاملة، وأدوات لتخطيط التعاقب الوظيفي، ونمذجة التعويضات، وتوقع المهارات المستقبلية.

4.     نظام معلومات الموارد البشرية الشامل

منصة تجمع بين الوظائف التشغيلية والتكتيكية والاستراتيجية، وهي مناسبة للمؤسسات الكبرى التي تحتاج إلى حلول متكاملة للموارد البشرية.

5.     نظام معلومات الموارد البشرية محدود الوظائف

يركز على مجالات محددة مثل إدارة الرواتب أو المزايا فقط. يتم اختياره عادةً من قبل الفرق الصغيرة ذات الميزانيات المحدودة لتحسين سير عمل معيّن .

كيفية اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب لشركتك

كيف تختار برنامج إدارة الموارد البشرية المثالي؟ ابدأ بتحديد احتياجات شركتك الحالية والمستقبلية، ثم ركز على النقاط التالية التي يجب أن يغطيها النظام الفعّال:

• التوظيف وتهيئة الموظفين الجدد.
• التعلم والتطوير.
• تخطيط التعاقب الوظيفي.
• دعم وظائف مكتب الموارد البشرية.
• التكامل مع الأنظمة المالية.

وبما أن لكل فريق احتياجاته الخاصة، يجب أن يتمتع أفضل نظام معلومات للموارد البشرية بوظائف شاملة تلبي مختلف جوانب إدارة الموارد البشرية.

أسئلة شائعة عن إدارة الموارد البشرية وأنظمة معلومات الموارد البشرية

ما الفرق بين HRIS وHRMS وHCM؟

رغم استخدام هذه المصطلحات بشكل مترادف أحيانًا، إلا أن هناك اختلافات طفيفة بينها، وهي كما يلي:

• يركز HRIS (نظام معلومات الموارد البشرية) على بيانات الموظفين والوظائف الإدارية الأساسية.
• يتضمن HRMS (نظام إدارة الموارد البشرية) أدوات إضافية لتتبع الأداء والوقت.
• يشمل HCM (إدارة رأس المال البشري) العمليات الاستراتيجية والتشغيلية على حد سواء.

من يستخدم نظام معلومات الموارد البشرية؟

يُستخدم من قِبل متخصصي الموارد البشرية، والمديرين، والموظفين، سواءً للحصول على الموافقة على الإجازات، أو الوصول إلى السجلات، أو إدارة الرواتب.

ما هو تدقيق الموارد البشرية؟

هو مراجعة شاملة للسياسات والإجراءات الخاصة بالموارد البشرية لضمان الامتثال القانوني وتحديد فرص التحسين.

ما هو دور مدير الموارد البشرية؟

تتضمن مسؤوليات مدير الموارد البشرية قيادة قسم الموارد البشرية، والإشراف على السياسات، ودعم عمليتي التوظيف وتهيئة الموظفين الجدد، ويعمل كحلقة وصل بين الموظفين والإدارة العليا.