العناصر الأساسية لتخطيط الموارد البشرية

تعتبر الموارد البشرية من أهم الأسس لأي شركة ولتحقيق أقصى استفادة منها لا بد من أن تقوم الشركة بعملية تخطيط الموارد البشرية (HRP)  Human Resource Planning حتى تتمكن من تلبية متطلباتها الحالية والمستقبلية من المواهب ولمعالجة القضايا المختلفة مثل التأخير في شغل الشواغر داخل الشركة أو التحولات الديموغرافية أو التغييرات الاقتصادية. ويساعد التخطيط السليم على توقّع وتطوير المهارات الأكثر قيمة للشركة ليوفر مسارًا للتطوير المستقبلي من خلال إنشاء عدد من المواهب القادرة على ملء الأدوار القيادية. وعلى المدى الطويل، يساعد تخطيط الموارد البشرية على مواءمة القوى العاملة بشكل وثيق مع استراتيجية العمل والثقافة التنظيمية للشركة، مما يساعد على العمل دون أي فائض أو نقص في القوى العاملة. 

بينما يعد التنبؤ بالطلب على القوى العاملة في صميم تخطيط الموارد البشرية، يحتاج متخصصو الموارد البشرية إلى رؤية شاملة ومتعمقة لشركتهم وإلى فهم العوامل المختلفة عند وضع الخطة، حيث تؤثر الإجراءات والأنشطة التي تتم صياغتها عند تخطيط الموارد البشرية على نجاح الشركة ككل. وهناك العديد من الحلول التقنية الحديثة المتاحة لموظفي قسم الموارد البشرية والتي تساعدهم على التخطيط، مثل أداة MenaExplorer® والتي يمكن استخدامها لقياس الموارد البشرية ورأس المال البشري وجمع وتحليل البيانات، والتي يمكن استخدامها في التخطيط الاستراتيجي ودعم عمليات الموارد البشرية بشكل فعال.

نستعرض فيما يلي العناصر الأساسية لتخطيط الموارد البشرية.

1-تحليل خطط وأهداف الشركة 

تعمل كل شركة بشكل مختلف ولها أهداف مختلفة. ومن المهم فهم خصوصيات وعموميات الشركة قبل محاولة إجراء تغييرات على البنية التحتية الحالية للموارد البشرية. تبدأ عملية تخطيط الموارد البشرية بتحديد أهداف الأقسام المختلفة. يمكن أن يكون لكل قسم مثل الإدارة والتسويق والمالية والمبيعات وما إلى ذلك أهداف مختلفة ولديهم توقعات محددة تتعلق بالموارد البشرية. يمكن أن تشمل الأهداف تعيين موظفين جدد أو تقليل عدد الموظفين عن طريق أتمتة بعض العمليات أو تحسين مستويات المعرفة والمهارة للموظفين الحاليين.

ومن خلال تحليل أهداف كل قسم في الشركة يمكن لقسم الموارد البشرية تحديد التغييرات التي ستكون ضرورية لمستقبل الشركة.

2-جرد القوى العاملة الحالية

عند تحديد الأهداف والتغييرات اللازمة لكل قسم، على فريق تخطيط الموارد البشرية إنشاء قائمة للموارد البشرية المتاحة في الشركة. على ذلك أن يشمل العدد الحالي للموظفين في الشركة ويتطلب مراجعة المهارات والقدرات والخبرات اللازمة لأداء كل وظيفة بنجاح. يساعد هذا الأمر قسم الموارد البشرية على تحديد طرق تلبية المتطلبات الوظيفية المستقبلية وإنشاء تقديرات للتعيينات الداخلية والخارجية التي ستكون ضرورية لتحقيق تلك الأهداف.

3-توقع الطلب والعرض للموظفين

بناءً على أهداف الإدارات المختلفة للشركة وجرد القوى العاملة المتاحة، يمكن لفريق تخطيط الموارد البشرية البدء بتقييم العرض والطلب المستقبلي في الموارد البشرية بعد دراسة سوق العمل الخاص بالشركة والتغيرات المتوقعة. قد تشمل هذه التغييرات توقيع عقود جديدة أو الاستحواذ على عملاء جدد، مما يتطلب استقطاب العديد من الموظفين في وقت واحد. وفي المقابل، قد يرى الفريق انكماشًا في سوق العمل في المستقبل والحاجة إلى تقليل القوى العاملة في الشركة. يساعد التوقّع وقياس المصادر الداخلية والخارجية المتاحة على تحديد ما إن كان هناك عجز أو فائض في القوى العاملة في الشركة والاستعداد لصياغة خطة الموارد البشرية.

4-صياغة الخطة

بناءً على نتائج كافة الخطوات السابقة وخاصة العجز أو الفائض في مرحلة توقع الطلب والعرض، يصبح بمقدور قسم الموارد البشرية وضع الخطة والمباشَرة في تنفيذ بنودها التي قد تتضمن التوظيف أو التدريب أو التطوير أو إنهاء الخدمات أو النقل بين الإدارات أو الترقية أو التقاعد المبكر للموظفين، بما يتماشى مع أهداف وغايات الشركة وكذلك أهداف وغايات كل قسم من أقسامها. 

5-المراقبة والتدقيق والمراجعة

يجب المقارنة بين خطة الموارد البشرية الموضوعة والتنفيذ الفعلي لها. كما ويجب مراقبة الخطة باستمرار لضمان مواءمة الخطة مع أهداف الإدارات ولتحديد أوجه القصور وإزالتها. يجب وضع الضوابط اللازمة والحصول على آراء وردود أفعال الأقسام المختلفة في كل خطوة لاكتشاف الفجوات والأخطاء وإجراء التغييرات اللازمة من أجل إنجاح خطة الموارد البشرية.

يجب على قسم الموارد البشرية التحلي بالالتزام الذي ينطوي عليه إكمال وتكرار الخطوات الخمس لعملية التخطيط باستمرار. فإن استثمار الوقت والجهد يؤدي إلى إنشاء عملية سلسة وفعّالة لإدارة الموظفين وتطوير القوى العاملة في المستقبل، ويمنح قادة الأعمال مزيدًا من الحرية للتركيز على تحقيق الأهداف نحو زيادة إيرادات الشركة، بدلاً من الاضطرار إلى التعامل مع القضايا الإدارية وتوثيق الموظفين.

وأخيرًا، تعدّ إدارة التغيير مطلبًا أساسيًا لأي مخطط للموارد البشرية. قد يقاوم العملية بعض الموظفين الذين يشعرون أن عبء العمل الخاص بهم سيزداد نتيجة للتنفيذ، أو من أولئك الذين يشعرون بعدم الارتياح للتغييرات في أنماط وروتين أعمالهم. قد يشكل التغيير الخارجي، مثل التقلبات في ظروف سوق العمل ودوران الموظفين والتوظيف الموسمي والتغيب وتأثيرات التكنولوجيا الجديدة ومتطلبات الامتثال القانونية والتنظيمية عقبة أمام التخطيط الفعّال للموارد البشرية، وعلى الشركات أن تأخذ في الاعتبار وضعها الخاص فيما يتعلق بالتزاماتها بالتدريب الإلزامي أو أي متطلبات أخرى.