لتفادي أي عواقب قانونية غير مرغوبة، إن الدراية الكافية بقوانين العمل ومراقبة التغيرات التي تطرأ عليها والامتثال لها أمر ضروري يحمي الشركة من عقوبات وتأثيرات قد تضر بسمعة الشركة. ومن مسؤوليات قسم الموارد البشرية مراقبة قوانين العمل وفرض الامتثال لها، وقد أصبحت أنظمة إدارة الموارد البشرية أدوات أساسية لضمان التزام الشركات بقوانين العمل. نتعمق في هذه المقال في كيفية استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية بشكل فعّال لتسهيل الامتثال لقوانين العمل.
فهم الامتثال لقانون العمل
تشمل قوانين العمل مجموعة واسعة من اللوائح التي تحكم العلاقة بين أصحاب العمل والموظفين. تغطي هذه القوانين جوانب عديدة ومنها الحد الأدنى للأجور والأجور المحددة للعمل الإضافي وساعات العمل ومستحقات الموظفين والسلامة في مكان العمل ومكافحة التمييز وغيرها الكثير. يتطلب الالتزام بهذه القوانين حفظ السجلات وإدارة البيانات بدقة وإعداد التقارير في الوقت المناسب.
دور أنظمة إدارة الموارد البشرية
يعد نظام إدارة الموارد البشرية حل برمجي شامل يجمع بين وظائف الموارد البشرية المختلفة، بما في ذلك كشوف المرتبات والتوظيف وسجلات الموظفين وإدارة الأداء والمزيد. وعند استخدام نظام إدارة الموارد البشرية بشكل استراتيجي، يعمل النظام كمرجع مركزي لجميع الأنشطة المتعلّقة بالموارد البشرية، مما يجعله أداة لا تقدّر بثمن تساعد الشركة على الامتثال لقانون العمل.
فوائد استخدام نظام إدارة الموارد البشرية للامتثال لقانون العمل
- حفظ السجلات بدقة: يتيح نظام إدارة الموارد البشرية للشركات الاحتفاظ بسجلات دقيقة لبيانات الموظفين وساعات العمل والحضور ومعلومات الرواتب. ويعد هذا ضرورياً لإثبات الامتثال لقوانين العمل.
- تتبّع الوقت والحضور الآلي: غالباً ما تتضمن برامج إدارة الموارد البشرية مثل برنامج خدمات الموظفين والمدراء الإلكتروني ®MenaME ميزات لتتبّع ساعات عمل الموظف وحضوره. يتضمّن ذلك تسجيل ساعات العمل الإضافي وفترات الراحة، مما يساعد قسم الموارد البشرية من التأكد من الامتثال لقوانين العمل المفروضة داخل الدولة.
- إدارة فعّالة لحساب الرواتب: يمكن لأنظمة إدارة الموارد البشرية مثل نظام الرواتب وإدارة شؤون الموظفين ®MenaPAY أتمتة حساب الرواتب، مما يضمن حصول الموظفين على الأجور الصحيحة وأجور العمل الإضافي، الأمر الذي يقلّل من مخاطر قضايا الامتثال المتعلقة بالأجور.
- إدارة الإجازات: تفرض العديد من قوانين العمل أنواعاً معيّنة من الإجازات، مثل الإجازات المرضيّة وإجازة الأمومة والإجازة السنويّة. ويمكن لنظام إدارة الموارد البشريّة مثل برنامج خدمات الموظفين والمدراء الإلكتروني ®MenaME أن يساعد في تتبّع وإدارة هذه الإجازات لضمان احترام حقوق الموظفين.
- التقارير المخصصة: تتوفّر في الكثير من أنظمة إدارة الموارد البشرية اليوم ميّزات تساعد قسم الموارد البشرية على الحصول على تقارير مخصصة توفّر رؤى حول مقاييس الامتثال المختلفة، مما يسهّل على الشركات مراقبة التزامها بقوانين العمل.
- الخدمة الذاتيّة للموظفين: غالباً ما يتضمن نظام إدارة الموارد البشرية مثل نظام خدمات الموظفين والمدراء الإلكتروني ®MenaME بوابة خدمة ذاتية تمكّن الموظفين من الوصول إلى معلوماتهم الشخصية والتحقّق من معلومات مثل الإجازات وأوقات العمل. تعمل هذه الشفافيّة على تعزيز الثقة وتمكين الموظفين من مراقبة بياناتهم بأنفسهم.
- التكيّف مع التغييرات التنظيميّة: تخضع قوانين العمل لتغييرات متكررة، ويمكن تحديث نظام إدارة الموارد البشرية ليعكس هذه التغييرات بشكل دوري، مما يساعد الشركات على التأكد من امتثال الشركة والموظفين للقوانين.
استخدام نظام إدارة الموارد البشرية للامتثال الفعّال
يمكنك ضمان الامتثال الفعّال لقوانين العمل عبر الخطوات التالية:
- قم بتقييم احتياجاتك: حدد قوانين ولوائح العمل التي تنطبق على مجال عملك داخل الدولة التي تعمل فيها.
- اختر نظام إدارة الموارد البشرية المناسب: تتوفّر اليوم العديد من أنظمة إدارة الموارد البشرية، وقد يَصعب على الشركات تحديد النظام الأنسب لاحتياجاتها. عند البحث عن نظام إدارة الموارد البشرية المناسب لشركتك، قم بالاطلاع على جميع الخيارات المتوفرة، واختر النظام الذي يتوافق مع المتطلبات الخاصة بك. ابحث عن ميزات معيّنة مثل تتبّع الوقت والحضور وخيارات أتمتة حساب الرواتب وإدارة الإجازات وإمكانات إعداد التقارير. نوفّر لك في ميناآيتك العديد من الأنظمة التي تتوافق مع احتياجات شركتك الخاصة.
- التدريب والتأهيل: قم بتدريب فريق الموارد البشرية والموظفين على كيفية استخدام نظام إدارة الموارد البشرية بشكل فعّال لضمان أفضل النتائج.
- التدقيق الدوري: قم بمراجعة البيانات المسجلة في نظام إدارة الموارد البشرية بشكل دوري لضمان الدقّة والامتثال ولتحديد ومعالجة أي مشاكل محتملة.
