الجمعة 05 مايو 2023
تعتبر عملية إنهاء خدمات الموظف مهمة صعبة وحساسة لمسؤولي الموارد البشرية أو المدراء، ولكنها ضرورية في بعض الأحيان للمحافظة على سير العمل بطريقة مناسبة للجميع وتعزيز الإنجاز داخل الشركة، وقد تكون بقدر أهمية عملية التوظيف.
تظهر أهمية إنهاء خدمات الموظف بطريقة احترافية في الصورة التي قد ينقلها الموظف للأشخاص من حوله عن الشركة وتأثيرها على أداء ومعنويات موظفي الشركة، إضافة إلى أهميتها فيما يتعلق بالمسؤوليات القانونية مثل التعويضات وتقديم الوثائق القانونية المطلوبة وغيرها من التفاصيل التي ينبغي على الشركة الاهتمام بها وتغطيتها على أكمل وجه. وتختلف الشروط والخطوات السليمة لإنهاء الخدمة من بلد إلى آخر وعلى مسؤولي قسم الموارد البشرية أن يكونوا على دراية بها لضمان عدم الوقوع في أي شائكة قانونية مثل الفصل التعسفي وما شابه.
لا خلاف على أنها تجربة غير ممتعة لكلٍ من الموظف والشركة حتى لو وجدت المبررات السليمة والمحتّمة لها ولتخفيف عبء هذه المهمة، جمعنا في هذا المقال بعض الخطوات التي من شأنها توضيح الطريقة الأمثل للتعامل مع عملية إنهاء خدمات الموظف:
تحديد السبب وراء إنهاء خدمات الموظف
إن الخطوة الأولى والأهم في عملية إنهاء خدمات الموظف هي تحديد السبب أو الأسباب الرئيسية وراء هذا القرار. تقع أهمية هذه الخطوة في وضع الأساسيات التي ستبنى عليها الخطوات القادمة وتساعد في ضمان أن يكون إنهاء الخدمات لأسباب وجيهة. تشمل الأسباب الأداء الضعيف و انتهاك سياسات الشركة و أشكال أخرى من أشكال سوء السلوك.
ويمكن تعريف الأداء الضعيف بأنه عدم قدرة الموظف على تلبية توقعات ومتطلبات وظيفته. قد يكون هذا بسبب نقص المهارات أو المعرفة اللازمة أو انخفاض الدافع المعنوي. في مثل هذه الحالات، من المهم أن يكون لدى المدراء أو مسؤولي الموارد البشرية وثائق توضح أداء الموظف، بما في ذلك أي تقييمات أو ملاحظات أو إجراءات تأديبية تم اتخاذها.
يمكن أن يكون انتهاك سياسات الشركة أيضاً سبباً وجيهاً لإنهاء خدمات الموظف. قد يشمل ذلك انتهاك سياسة الحضور أو السلامة أو كسر قواعد السلوك مثل السرقة أو الكلام المسيء أو التحرش. كما هو الحال عند وجود ضعف في الأداء، لا بد من أن يكون هناك توثيق واضح لانتهاك السياسات أو أي حوادث ذات صلة. و يجب أن تكون الشركة على استطاعة دائمة على إثبات أن الإنهاء كان لأسباب وجيهة وأن الموظف قد مُنح فرصة لتحسين سلوكه أو تصحيحه.
وبمجرد تحديد سبب إنهاء خدمة الموظف، وبعد منحه فرصاً للتحسين من مستوى أدائه إن كان سبب الفصل متعلقاً بالأداء أو السلوك، وفي حال عدم قدرته على تحقيق الأهداف الموضوعة له على الرغم من فرص التدريب والتطوير المقدّمة من قبل الشركة، يجب تحديد اجتماع لمناقشة إنهاء خدماته.
تحديد موعد الاجتماع والتحضير له
يعتبر اجتماع إنهاء الخدمة خطوة هامة ويجب إجراؤه بطريقة تتسم بالخصوصية والمهنية. ويجب إبلاغ الموظف أثناء الاجتماع بأسباب إنهاء الخدمة وإعطائه فرصة للتحدث وطرح الأسئلة. ومن المهم أن يكون المدير أو مسؤول الموارد البشرية مستعداً للاجتماع، مما يساعد في ضمان سير الاجتماع بسلاسة، حيث يجب أن تكون بحوزته جميع المستندات والمعلومات اللازمة لتزويد الموظف بها، مثل تفاصيل الراتب النهائي والتعويضات المستحقة وتاريخ آخر يوم في الخدمة، وأي معلومات أخرى عن المزايا مثل التأمين الصحي.
ومن المهم أن نضع في الاعتبار أن اجتماع إنهاء الخدمة قد يكون تجربة صعبة ومرهقة لكل من الموظف والمدير. لذلك، من المهم أن يتفهم المدير مشاعر الموظف وأن يحافظ على الاحترام خلال الاجتماع وأن يتفادى أي موقف تصادمي.
تقديم الوثائق المطلوبة
من المهم جداً توفير جميع التفاصيل الممكنة عند توثيق أسباب إنهاء الخدمة، يتضمن ذلك تقديم أي تقييمات أداء أو تعليقات أو إجراءات تأديبية أو حوادث لسوء السلوك أو انتهاكات لسياسات الشركة أو أي أسباب أخرى دعت لإنهاء خدمة الموظف. على الشركة أيضاً توثيق الخطوات التي تم اتخاذها لمنح الموظف فرصة لتحسين سلوكه أو تصحيحه. ويشمل ذلك برامج التدريب التي تم منحها للموظف أو أي إجراءات أخرى تم اتخاذها لمعالجة المشكلات التي أدت إلى هذا القرار.
بالإضافة إلى ذلك، من المهم التأكد من أن يكون التوثيق دقيق وغير متحيز. ويجب تجنب أي لغة أو تصريحات يمكن اعتبارها تمييزية أو انتقامية أو متحيزة ضد الموظف بناءً على العرق أو الجنس أو العمر أو الدين. يمكن استخدام الحلول الذكية من ميناآيتك لتوثيق جميع ما يتعلّق بشؤون الموظفين، مثل MenaTA® وMenaPAY® وMenaHR®.
التواصل مع أعضاء الفريق بشكل واضح
على المدير أو مسؤول الموارد البشرية إبلاغ أعضاء الفريق عن إنهاء خدمات الموظف وذلك لمنع أي ارتباك أو مخاوف. إذا كان للموظف الذي تم إنهاء خدمته دوراً حاسماً في الشركة، يجب وضع خطة لمشاركتها مع الفريق حول كيفية تقسيم الأدوار والمسؤوليات إلى أن يتم العثور على موظف بديل.
في الختام، تعتبر عملية إنهاء خدمة الموظف مهمة صعبة وحساسة تتطلب تخطيطاً دقيقاً. ومن خلال اتباع الخطوات الصحيحة ومعاملة الموظف باحترام ومهنية، يمكن للشركات ضمان التعامل مع العملية بشكل عادل وبما يتوافق مع سياسات الشركة والمتطلبات القانونية.
